「準備簡報就像計畫搶銀行」：麻省理工學院最受歡迎講座教授，分享三個簡報秘訣

Patrick Winston（1943-2019）是準備最受麻省理工學院教授，從1970年就開始研究人工智慧。簡報講座教授訣除了學術上的像計學院成就，Winston教授也在每年一月開設講座「How to Speak」，畫搶歡迎教授學生演說、銀行簡報的麻省技巧。

開辦以來，理工持續了40年堂堂爆滿，分享而他的個簡初衷是：「不教學生如何有效溝通就把他們送進職場，就好像把沒有武器的報秘士兵送上戰場。」

本文從Patrick Winston一場60分鐘的準備最受講座中濃縮出三點精華，與讀者們分享。簡報講座教授訣

創新點：不要開頭講笑話、像計學院結尾說感謝，畫搶歡迎「承諾」和「貢獻」才是銀行精彩演講的關鍵。

最好的開場不是「笑話」，而是「承諾」

一場演講該如何開場？Winston的建議是：「別説笑話」。

原因是剛開場時，許多聽眾可能正忙著收拾手邊本來在進行的事，也還在適應演講者說話的節奏、語氣，還沒準備好理解你說的笑話。

更好的做法是，告訴聽眾們聽完這場簡報或演講之後可以獲得什麼，也許是本來沒有的知識、也許是改變生活的方法，讓聽眾帶著合理的期待。

為了讓聽眾確實吸收你想傳達的重點，Winston分享了四個技巧：

一、循環重複主題：假設聽眾不夠聰明能夠一次聽懂，且隨時都有20%的人剛好因為恍神、滑手機等種種原因分心錯過關鍵之處，一個重點最好重複用不同方式解說三次以上。

二、說明差異：若你要教火星人辨認什麼是「拱門」，除了讓他看拱門的圖片、也要給他看一些「不是」拱門的圖片，對比讓印象更深；此外，發表技術時也可以這麼說：我的演算法和Jone的演算法看起來很像，但他是指數式、我是線性式。

三、建立「口頭標點（verbal punctuation）」：口頭標點是喚起觀眾注意很有用的技巧，比方說講到多項要點時，可以用這樣的結構：「第一點：如何開始…，四個例子。第二點：著重差別…，第三點：拉回注意力。 」如此一來，聽眾只要聽到「第ｘ點…」，就知道接下來要開始講重點了。

四、7秒空白：偶爾可以拋出問題給觀眾思考，等待大約7秒的空白。一方面讓聽眾有時間思考、一方面突然出現的靜默也會讓分心的聽眾回神。問題的選擇不能太簡單，聽眾可能會不好意思回答，但也不能太困難到沒人能回答。

用「搶銀行」的計畫來準備簡報，練習時要找同溫層外的人

搶匪在下手搶銀行之前，一定會在事前到現場勘查，根據周遭狀況來計畫如何避開警衛？哪個時段人最少？怎麼逃跑最快？

而Winston認為，演講、簡報的事前準備也像計畫搶銀行，最好能事先到會場看看，感受一下現場可能的氣氛，看看有沒有需要調整的地方，現場光線盡量保持明亮，避免聽眾昏昏欲睡。

此外，若可以選擇時段，最好的時間點是早上11點。因為這個時間聽眾已經起床一陣子，還沒吃午飯，也不是剛結束忙碌的一整天。

另一方面，事前練習尋求回饋的對象也很重要，除非是技術性簡報，否則尋求意見的對象最好不要選擇平常就熟悉你的工作或演講主題的人。

因為Winston覺得熟人會有「專家的盲點」，可能輕易就能理解對一般人來說不好懂的敘述方式。又或者和你相同領域的人會相信簡報的內容對一般聽眾一定很有幫助，實際上卻不然。

所以你需要找一些和你的聽眾有共同點的、也不那麼清楚你平常在忙些什麼的朋友練習，試著在五分鐘內把想說的事情解釋清楚。

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講「貢獻」不講「結論」，不要在結尾「感謝」

Winston認為，投影片只是用來提味的調味料，你說的內容才是主菜。觀眾的注意力頻寬有限，為了避免聽眾顧著「讀」投影片而錯過你說的精彩內容，投影片呈現的畫面必須斟酌。

Winston舉了個例子：有位老師做了實驗，把授課內容分為A、B兩部分，同時也把學生分成兩組，其中一組學生上課時口述A部分的內容、內容B則寫在投影片；另一組則是反過來：口述B內容、投影片寫A內容。最後，藉由考試結果來分析哪一種方式的吸收效果更好。

結論是：出現在投影片上的考題，回答的正確率較高。這表示人們傾向「閱讀」勝於「聆聽」。甚至有學生在課後問卷上希望老師能少講一些，才不會干擾他們看投影片的思緒。

要避免投影片內容讓聽眾分心，具體的做法是：

一、PowerPoint的字型大小用40、50號字，最小35號，可以強迫精簡不必要的資訊。

二、用雷射筆會讓講者必須時常轉身背對聽眾，取代的做法是在投影片上放個小箭頭，需要時可以說：請注意綠色箭頭（如下圖）。

擷取自MIT OCW課程內容

三、拿掉背景、logo，標題，用說的就好。但要顯示複雜性，也可以適度使用大量圖表文字讓聽眾有感。

擷取自MIT OCW課程內容

接近尾聲時，最後一張投影片也不能浪費，尤其，要避免不到位的「感謝」和平鋪直敘的「結論」。

若要感謝一起合作的人員，應該在一開頭就提；若放一句「感謝您的聆聽」，又像是觀眾很想離開，該謝謝他們忍住留下來勉強聽完你的簡報。

那麼，最後一張投影片該放什麼呢？

Winston建議，放「貢獻」。

「貢獻」不是「結論」，「結論」通常是列出演講者做了什麼事、或整份簡報的重點回顧。然而，「貢獻」是指演講者做的事或整場演講的重點，究竟為他人帶來什麼價值？

最後，可以和觀眾分享你和他們一起度過此時此刻的感覺，就像Winston教授在講座的最後向學生們說：「在這裡很有趣，看到你們在麻省理工學院做的事情很有趣，你們提出的各種問題讓我深受啟發，很棒。我期待將來有機會再來。」

參考資料

1. How to Speak
2. A Respected MIT Professor Had a Simple 4-Word Rule for His Classroom, and Every Company Should Follow It
3. Patrick Winston – WIKIPEDIA