一點小改變，質感大提升：三個台灣人最常犯的email書寫錯誤

1. 英文email務必精簡！點小大提的

台灣人習慣透過中式英文的改變思維去撰寫英文email，導致常常寫出有冗言贅字的質感句子。最常見的升個書寫例子就是「Please repeat it again.」，在這句話中repeat本身就帶有「重複」的台灣意味，而again也代表了「再次」，人最在外國人的常犯錯誤解讀裡就像「請你再再說一次」，因此這句話其實不需要加again，點小大提的直接說「Please repeat it.」就好。改變

下列這句也是質感：

First of all, thank you for taking the time to read this email from your busy schedule.

首先，感謝您從百忙之中抽空看這封郵件。升個書寫

這句話並沒有直接的台灣文法錯誤，只是人最在用詞上不夠「精簡」。以中文翻譯來看，常犯錯誤「抽空」這兩個字就足以清楚表達對方在忙碌中找出空閒這件事，點小大提的因此可以將句子精簡為：

First of all, thank you for taking the time to read this email.
首先，感謝您抽空看這封郵件。

對於讀者來說，平常上班就要處理多到不行的英文email了，還要花時間理解信件內容，是一件很麻煩的事。因此我們在撰寫時，如果可以精簡、清楚的表達，會讓信件易讀許多。

2. 句子太冗長，讓讀者喘不過氣

請先閱讀以下句子：

I am writing on behalf of Andy in relation to your complaint about the incident that happened this morning and the bad manner of our staff.
我謹代表Andy寫這封信，有關您對早上發生的事件以及我們員工的不良舉止的投訴。

許多人在寫作時喜歡加入大量的片語、子句，來拉長句子，讓句子看起來較高級。但其實過長的句子並不會看起來比較厲害，反而會讓對方抓不到重點。寫信前釐清我們想表達的重點，有助於避免句子過於冗長，這句話有以下幾個重點：

1. 我代表我的員工（Andy）寫這封信
2. 我要為員工早上的失誤道歉

因此，我們可以直接用兩個句子描寫重點即可。

I am writing on behalf of my staff, Andy. We are sorry for the incident this morning.

如果想要高級一點，你也可以這樣寫：

On behalf of XYZ Restaurant, I sincerely apologize for the unpleasant experience you had with our staff, Andy.

3. 逗號、逗號，怎麼還是逗號？

請先看看下列這句話：

I understand that Andy spilt the coffee all down your dress this morning, he didn't apologize to you immediately, so I take full responsibility for Andy's behavior and he has already received corresponding punishment.

仔細看這段話的標點符號可以發現，這段話只有最後結束時有句號，其他的斷句皆以逗點隔開。這是由於在中文寫作時，我們習慣寫完一段話才會使用句號，導致許多台灣人在英文寫作時誤用太多的逗號。

在英文文法裡，一個主詞一個動詞即組成一個句子，「一個句子說明完即句點」。先來看看第一句話要怎麼修正：

（X）I understand that Andy spilt the coffee all down your dress this morning, he didn't apologize to you immediately.

這兩句話各有一個主詞及動詞，因此應該拆開來寫成：

（O）I understand that Andy spilt the coffee all down your dress this morning. I also understand that he didn't apologize to you immediately.

但如果想把兩句話合併在一起，可以用另外一個想法來修正：

由於「that Andy spilt the coffee all down your dress this morning, he didn't apologize to you immediately」這句由that引導的名詞子句中的主詞皆為Andy，因此我們可以使用介系詞without + N. / Ving連結前後兩個句子：

I understand that Andy spilt the coffee all down your dress this morning without apologizing to you immediately.

只要做一點小小的改變就可以讓你的句子質感大提升，所以下次撰寫英文email時，請務必仔細檢查你的標點符號，久而久之便可以養成習慣。

以上三個台灣人常犯的英文email錯誤，你犯過幾個呢？避開這些錯誤，你也能夠寫出一封優質的英文email。

本文經CLN 商用英文專欄授權刊登，原文刊載於此

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責任編輯：溫偉軒
核稿編輯：翁世航